Papier vs digital : mon workflow

Papier ou digital, c’est une éternelle question en matière d’organisation.

Même dans un monde de plus en plus connecté, il suffit de jeter un coup d’oeil à l’offre de carnets dans une papeterie pour se rendre compte que le papier est loin d’avoir vécu ses derniers jours.

Dans cet article, je fais un point rapide sur les avantages et les inconvénients que je vois aux deux outils. Je détaille ensuite la manière dont je combine les deux dans mon organisation quotidienne.

Avantages et inconvénients du papier

• Le papier a pour moi un côté plus « concret », et je l’associe davantage à un moment de concentration. Il m’est ainsi plus facile de structurer des idées sur papier que sur écran. Par exemple, pour écrire un article de blog, je commence par faire une mindmap et un brouillon dans un carnet avant de passer sur écran pour finaliser l’écrit.
• J’apprécie également la matérialité de l’objet : un joli carnet, un beau stylo, un papier au toucher agréable.
• En revanche, le classement est moins efficient. Il est parfois beaucoup plus difficile de retrouver des notes en l’absence de barre de recherche.
• Les carnets peuvent s’avérer plus encombrants à transporter.

Avantages et inconvénients du digital

• Les applications digitales peuvent être accessibles de partout avec un smartphone, avec un encombrement minimal.
• Les outils sont également plus flexibles. Je prends l’exemple de l’agenda électronique où il est aisé de modifier ou réarranger l’emploi du temps.
• Par contre, le numérique a de mon point de vue un côté plus « abstrait ». Les notes et les tâches peuvent facilement disparaître comme dans un trou noir.
• L’omniprésence de la technologie pose aussi un certain nombre de questions en termes d’impact sur le bien-être, la concentration, le sommeil et l’état de stress. Le mouvement du minimalisme digital, dont je reparlerai, vise justement à une utilisation plus raisonnée de la technologie.

Mon workflow : une combinaison des deux

En bref, j’utilise le papier pour ce qui est éphémère et le digital pour le moyen et long terme, en particulier tout ce qui nécessite un rappel.

La planification

J’utilise un bullet journal pour la planification quotidienne, ainsi que la définition et le suivi des objectifs. Le fait d’inscrire les tâches sur papier les rend plus concrète et représente un engagement plus fort. J’ai donc tendance à m’y tenir davantage. J’aime le principe du bullet journal pour sa flexibilité, puisque l’outil peut s’adapter constamment à nos besoins, contrairement à un planner qui garde le même carcan. Je garde le mien relativement minimaliste pour ne pas que ça me prenne trop de temps.

En revanche, je consigne mes rendez-vous dans un agenda électronique. J’apprécie la fonction rappel et le fait de l’avoir constamment avec moi.

J’utilise également des applications pour les tâches et la gestion de projet sur le moyen et long terme.

Je suis très fan de Todoist pour la gestion des tâches. L’application est liée à mon logiciel d’email, de sorte que je peux y transformer en quelques clics n’importe quel email en tâche, avec une date d’échéance et un rappel. C’est utile pour les factures par exemple, et n’importe quel email qui ne peut pas être traité directement. Cela me permet de maintenir l’inbox zéro. J’aime aussi la fonction de rappel par localisation, qui envoie une notification lorsqu’on s’approche d’un magasin où on doit faire un achat, par exemple.

Pour la gestion de projet sur le moyen et long terme, j’utilise Trello, dont j’apprécie la vue kanban (en colonnes). Je l’utilise pour fragmenter les projets en sections et garder une vue d’ensemble, mais je ne l’utilise pas comme gestionnaire de tâches à proprement parler.

Les notes

J’ai toujours un carnet de notes sous la main pour structurer mes idées écrire le brouillon d’un texte. Ces notes ne sont pas destinées à être conservées sur le long terme.

Lorsque je veux conserver des notes sous la main, j’utilise Evernote depuis déjà plusieurs années. Je l’utilise aussi bien pour conserver les recettes que des notes de formation, des modes d’emploi d’appareils électroménagers ou autres informations importantes. On peut y attacher facilement des photos, PDF, capturer des pages web et, comme Todoist, y transférer des emails.

Voilà un aperçu de mon workflow. Il va de soi qu’il n’y a pas de bonne ou mauvaise manière de s’organiser, tant qu’on y trouve son compte. C’est d’ailleurs pour cela qu’il y a tant d’outils différents sur le marché !