Le timeblocking, mon arme anti-procrastination

Avez-vous déjà vu passer des images de calendriers de ce type ? Je me dis que, selon notre personnalité, ça doit susciter deux réactions opposées. Soit on est (comme moi) admiratif et envieux devant une telle maîtrise organisationnelle. Soit on est saisi d’effroi devant tant de psychorigidité.

Le timeblocking comme méthode de gestion du temps

Cette technique de gestion du temps, au fait, ça s’appelle le timeblocking. Elle consiste à diviser sa journée de travail en plusieurs blocs de temps chacun dévolus à une tâche ou à un ensemble de tâches spécifiques.

Je n’ai pas trouvé de traduction française très satisfaisante, « la méthode des blocs de temps » étant un peu long. J’utiliserai donc le mot anglais dans la suite du texte. Si vous avez des suggestions, n’hésitez pas à m’en faire part en commentaire.

Il y a déjà des tonnes d’articles sur le web consacrés au timeblocking (par exemple ici). Comme je n’aime pas être redondante, je ne compte pas proposer un guide complet de la méthode, d’autant qu’elle est assez intuitive. Je me concentrerai plutôt sur mon propre retour d’expérience, en passant en revue :

• les avantages que j’y trouve
• comment je l’utilise au quotidien
• pourquoi ça n’a pas fonctionné pour moi quand j’ai essayé de l’implémenter auparavant
• pourquoi ça fonctionne maintenant.

Les avantages du timeblocking

La première question qui vous vient peut-être en tête, c’est pourquoi diable s’imposer de régler sa journée de travail au millimètre près quand on a la chance d’avoir une relative autonomie sur la manière de gérer son temps.

Paradoxalement, plus j’ai d’autonomie, plus je ressens le besoin de m’imposer un cadre. Ça me permet de ne pas partir dans tous les sens, de prendre les choses une à une et de rester concentrée.

Concrètement, j’y vois quatre grands avantages.

Optimiser son temps

C’est la raison pour laquelle je me suis intéressée à la méthode en premier lieu. Ce type de cadrage m’incite à ne pas perdre de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. C’est aussi une méthode qui favorise la concentration, car on ne travaille que sur une seule chose à la fois. On limite ainsi les changements de contexte trop fréquents qui diminuent nos capacités cognitives, de même que les distractions internes. Et si on éprouve de grosses difficultés à se concentrer, l’idéal est d’utiliser le timeblocking en combinaison avec la méthode Pomodoro.

En plus de limiter les distractions, le fait de définir un créneau de temps pour travailler sur une tâche précise va m’encourager à la terminer dans le temps imparti. Je gagne donc en efficacité.

Le timeblocking va souvent de pair avec le principe qui consiste à regrouper les tâches de même nature (batch tasking). Par exemple, en prévoyant deux ou trois blocs de temps dans la journée pour traiter ses emails à la chaîne, on est beaucoup plus rapide que si on les traite au rythme de leur arrivée dans la boîte de réception. Idem pour les appels téléphoniques ou les tâches administratives, qu’on peut regrouper en un seul bloc de temps et ainsi consacrer le reste au travail de fond.

Au fil du temps, on apprend à mieux estimer le temps que prennent les tâches. On est donc plus réaliste sur la charge de travail qu’on peut accomplir en une journée.

Enfin, en cette période de crise sanitaire, le timeblocking me permet également de mieux cadrer ma journée. Lorsqu’on n’a pas la coupure du trajet vers la maison, il est tentant de laisser son travail déborder des horaires habituels. Pire, on finit par rester connecté en permanence. Planifier ma journée de cette manière m’encourage à être la plus productive possible pendant mes heures de travail. Je peux ensuite profiter de ma soirée et de mes week-ends la conscience tranquille, avec la satisfaction du devoir accompli. Psychologiquement, c’est beaucoup plus sympa que de passer la journée en mode semi-distraction et de devoir faire des heures sup pour compenser. On réduit ainsi considérablement la fatigue et le stress.

Intentionnalité vs réactivité

Et à propos d’hyperconnexion justement, j’en viens au second grand avantage du timeblocking : échapper à la tyrannie de sa boîte mail en regagnant (un peu) le contrôle de son temps. Il permet de passer d’un mode réactif à un mode intentionnel.

Je m’explique. Lorsqu’on se sert de son email comme todo list, on est constamment dans la réaction aux demandes externes. Mais lorsqu’on veut avancer régulièrement sur des projets importants qui n’ont pas d’échéance rapprochée, on est obligé d’anticiper. Il peut s’agir de formation, veille, réflexion sur la stratégie ou simplement échelonner un long projet pour ne pas s’y prendre à la dernière minute.

Le timeblocking permet de retrouver un équilibre entre les demandes incessantes qui arrivent par mail et le travail de fond.

Mieux gérer ses priorités

Le timeblocking est donc un excellent outil pour mieux gérer les priorités, car il nous met face à la réalité concrète de la charge de travail en la confrontant au temps disponible sur la journée.

Pour quelqu’un comme moi, dont le premier instinct est de tout laisser tomber pour traiter la première mission reçue par email, il permet de relativiser les urgences. Est-ce que cette demande nécessite de revoir le plan de ma journée ou bien est-ce que je peux la planifier plus tard dans la semaine ?

Réduire la fatigue décisionnelle

En théorie, l’autonomie, c’est le graal. Mais en pratique, ça implique de prendre une multitude de décisions au fil de la journée. Commencer sa journée à 8h30 ou à 9h30 ? Faire du sport le matin ou le soir ? Travailler sur le projet A ou le projet B ? Sans compter le choix du petit déjeuner, de la tenue vestimentaire, du lieu de travail (la cuisine, le bureau à l’étage ou le canapé), etc.

Quand les décisions s’accumulent survient la fatigue décisionnelle. Et lorsqu’on est épuisé d’avoir pris toutes ces décisions, on parvient difficilement à faire les bons choix.

Pour réduire cette fatigue décisionnelle, il y a plusieurs solutions. On peut instaurer des routines, donc accomplir les mêmes actions dans le même ordre à la même fréquence dans un temps déterminé. On peut aussi éliminer certaines décisions, comme par exemple porter tous les jours le même t-shirt noir. Une troisième option est de prendre les décisions importantes à l’avance.

C’est là que le timeblocking intervient, puisqu’on décide en amont sur quelles tâches travailler et à quel moment. Le reste de la journée, on peut alors débrancher son cerveau (enfin presque) et simplement exécuter le plan. C’est précieux quand on a un coup de barre vers 15h et que l’idée de se perdre dans les méandres du web nous fait de l’oeil. De ce point de vue, le timeblocking est beaucoup plus efficace qu’une liste de tâches non structurée, qui implique de se poser tout le temps la question : et maintenant, je fais quoi ?

Comment j’utilise le timeblocking

Jusqu’il y a deux ans, je travaillais dans la recherche scientifique, avec des projets à plutôt moyen et long terme. J’avais mis en place un système un peu similaire au bullet journal sans connaître le concept à l’époque. J’utilisais un agenda et des fiches pour réaliser une planification sur plusieurs niveaux : long terme, mensuelle, hebdomadaire et journalière.

Déjà avide d’astuces de productivité en tout genre, et inspirée par ces magnifiques photos de calendrier venant de gens qui ont manifestement leur vie sous contrôle, j’ai tenté à plusieurs reprises d’implémenter le timeblocking. Pourtant, je ne suis jamais parvenue à inscrire cette pratique dans la durée. Alors pourquoi ça n’a pas fonctionné à l’époque ?

Des erreurs de réglages

Premièrement, mes journées manquaient de complexité. Après tout, à quoi bon diviser sa journée en blocs de temps lorsque la liste des tâches de la journée (et des 987 suivantes) se résume à « écris ta thèse » ? Je caricature un peu, mais il est vrai que mon travail de l’époque consistait à avancer sur un, voire deux gros projets à la fois et ne requérait pas forcément une organisation tirée au cordeau.

Rétrospectivement, c’était une erreur. En appliquant le timeblocking, j’aurais pu être encore plus efficace, et perdre moins de temps sur des tâches moins essentielles. Mais passons.

La deuxième erreur, c’est que, précisément en raison de ces articles de productivité, j’utilisais mon calendrier électronique pour le timeblocking, avec une couleur spécifiquement dévolue à chaque type de tâche.

Intuitivement, l’utilisation du calendrier électronique peut paraître plus adaptée. D’une part les rendez-vous y sont déjà inscrits, donc on gagne du temps. D’autre part, on peut aisément réorganiser les blocs en fonction des imprévus et des urgences sans ratures.

Mais à l’usage, je me suis rendue compte qu’il impliquait trop de friction. Et surtout, je ne l’avais pas sous les yeux en permanence. Il était donc un peu trop facile de passer outre. Quant aux rappels incessants du genre « attention, dans 15 minutes, vous devrez travailler sur le projet X », ils me faisaient l’effet d’un contremaître électronique anxiogène.

La troisième erreur, c’est que j’appliquais le timeblocking sur la semaine et pas sur la journée. Cela impliquait beaucoup trop de réajustements car les imprévus ou les mauvaises estimations se répercutaient sur les jours suivants.

Moins d’ambition, plus d’efficacité : mon organisation pro en pratique

En novembre, j’ai commencé un nouveau job où je suis amenée à travailler sur de nombreux projets différents. J’ai tout de suite compris que si je voulais garder un minimum de contrôle sur mon temps, je devais redonner sa chance au timeblocking.

Pour ce faire, je me suis cette fois inspirée de la méthode simple et décomplexée proposée par Cal Newport.

Planning hebdomadaire

Le lundi matin, je fais mon planning hebdomadaire sur base de mon tableau de gestion de projet Trello. Il s’agit d’un simple fichier txt que je garde sur le bureau de mon PC. J’y répertorie les projets sur lesquels je dois avancer pendant la semaine et les grandes actions à réaliser.

J’y évalue déjà le temps que chaque action me prendra approximativement. En fonction de mon emploi du temps, j’attribue un créneau pour certaines d’entre elles. Par exemple, si je sais qu’une tâche me demandera au minimum une demi-journée et que je n’ai rien de prévu le jeudi, je le note.

Ce fichier me sert ensuite de référence pour planifier mes journées.

Planning journalier

Chaque matin, donc, je joue à Tétris planifie ma journée sous la forme de blocs de temps en fonction de mon calendrier. En premier lieu, je réserve les créneaux déjà pris pour les réunions. Je case ensuite les tâches du planning hebdomadaire dans le temps qu’il reste.

• Je prévois généralement 3 sessions spécifiquement dévolues au traitement des emails. Le reste du temps, je tente de garder ma boîte de réception fermée.
• Pour chaque réunion je prévois une zone tampon après pour en faire le suivi tant que j’ai tout bien en tête (remettre les notes au clair, planifier les actions à faire, etc.). Si c’est moi qui organise, je prévois un créneau avant pour la préparer.

Comme je le disais, la plupart des articles de productivité conçoivent le timeblocking à l’échelle hebdomadaire plutôt que journalière. Pour ma part, le faire à la journée convient bien mieux à ma fonction qui est régulièrement soumise aux imprévus. Pour l’implémenter à l’échelle hebdomadaire, je pense qu’il faut avoir un emploi du temps très stable (et aimer la routine).

Concrètement, j’utilise un carnet A5 quadrillé et un stylo noir. Le format A5 me donne la place suffisante pour réajuster le plan en cours de journée si nécessaire. Je n’utilise pas un planner, tout simplement parce que j’avais déjà un carnet sous la main, mais aussi parce que c’est plus flexible. Le cahier vierge m’évite de perdre des pages lors les jours de congé et je peux y intercaler des pages de notes.

Le papier est moins flashy qu’un calendrier électronique multicolore, mais plus efficace en ce qui me concerne. En plus, à mon grand dam, mon système informatique actuel est conçu de telle sorte pour que je ne puisse pas consulter mon calendrier électronique sans ouvrir ma boîte mail. Et laisser mon mail ouvert en permanence, c’est no way.

Gestion des imprévus

Au cours de la journée, s’il y a des imprévus qui tombent (une réunion annulée ou qui s’éternise, une tâche qui prend plus de temps, un dossier urgent), je prends une minute pour évaluer la situation et ajuster le plan. Pour ce faire, je dessine simplement de nouveaux blocs pour le temps qu’il reste dans la colonne à côté.

Il m’arrive de revoir le plan initial plusieurs fois dans la journée et ce n’est pas très grave. Je n’en suis pas non plus à cinq minutes près. L’idée ce n’est pas d’avoir un bon point parce qu’on a bien respecté son planning, mais plutôt d’adopter une approche intentionnelle de la gestion de son temps, en limitant au maximum le mode réactif. Le fait d’avoir compris cela a drastiquement changé ma perspective sur la faisabilité et l’intérêt de la méthode.

Clôture

À la fin de la journée, je prends un moment pour clôturer la journée : vider ma boîte mail, reporter toutes les infos pertinentes dans mon tableau Trello pour ne rien garder dans la tête, jeter un coup d’oeil sur le calendrier du lendemain. Ça me permet de pouvoir vaquer à d’autres occupations l’esprit un peu plus léger.

En termes de temps, je dirais que je passe environ 15-30 minutes pour définir mon planning hebdomadaire. Le planning journalier me prend quant à lui 5-10 minutes le matin. C’est franchement peu de temps en comparaison du retour sur investissement.

Pour aller plus loin

J’ai lu de ci de là d’autres astuces que je n’applique pas personnellement, mais qui peuvent s’avérer utiles :

• Faire des journées à thème (lundi admin, mardi compta, mercredi formation, etc.). Ça marche sans doute bien pour des entrepreneurs, mais ce n’est pas vraiment applicable dans mon cas. Cela dit, je trouve l’idée intéressante.
• Si l’emploi du temps est vampirisé par trop de réunions, on peut inscrire un bloc de temps récurrent dans son calendrier dévolu au travail de fond. C’est utile surtout si on a un calendrier partagé avec le reste de l’équipe dans lequel des réunions peuvent s’ajouter à notre insu. Je n’ai pas encore éprouvé la nécessité de le faire car j’ai suffisamment de plages libres pour l’instant, mais je m’en réserve le droit à l’avenir.

Certaines personnes planifient toute leur journée, y compris leur rituel du matin, leur sport de l’après-midi et leur temps de lecture le soir. Je ne le conseille pas, c’est pour devenir dingue. Au contraire, la différenciation entre temps « bloqué » et temps libre me semble être un excellent équilibre : on peut être à fond pendant une durée déterminée et faire redescendre la pression le reste du temps.

Je pense avoir fait le tour de la question. Si vous êtes arrivés jusqu’ici, c’est que vous êtes dans la team psychorigide : félicitations ! J’espère que cet article vous aura été utile. N’hésitez pas à me faire part de vos retours d’expérience dans les commentaires.

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Crédit photo : NORTHFOLK sur Unsplash