Le problème des outils de productivité

Tout a commencé lorsque je me suis lancée à la recherche d’un nouvel outil pour la prise de notes et l’écriture liées au blog.

Descente dans le terrier du lapin blanc

Pendant longtemps, j’ai utilisé Apple Notes, que j’avais d’ailleurs décrit sur ce blog. J’aime toujours sa simplicité, mais il faut reconnaître qu’à la longue, j’ai commencé à en voir les limites du point de vue de l’activité d’écriture. Que ce soit avec Word ou Scrivener, j’ai toujours eu l’habitude d’écrire en mode focus, c’est-à-dire avec le texte en plein écran, centré sur fond noir. Apple Notes me permet de mettre mes notes en plein écran afin d’occulter tout élément parasite, mais le texte prend alors toute la largeur et devient peu lisible.

Par ailleurs, jonglant désormais entre PC (pour le pro) et Mac (pour le perso et l’écriture), je me suis dit que ce serait pratique de pouvoir accéder à mes notes sur tous mes appareils. Je suis donc retournée un temps sur Evernote, qui était miraculeusement accessible sur mon PC très verrouillé. Problème : Evernote est devenu une usine à gaz, particulièrement sur la version mobile, et l’accès à la note qu’on cherche est très (trop) lent. De plus, le confort d’écriture n’y est pas meilleur, puisque le texte occupe lui aussi toute la largeur de l’écran.

J’ai donc commencé à explorer des alternatives. Et là, ce fut le drame. En trois jours, j’ai réinvesti Notion, puis l’ai (de nouveau) laissé tomber. J’ai eu envie de refaire une thèse rien que pour pouvoir exploiter toutes les potentialités de Roam Research ou Obsidian. J’ai aimé la simplicité de Workflowy. Je suis tombée amoureuse de l’interface de Bear… Et j’en suis ressortie avec beaucoup de grain à moudre sur le problème des outils de productivité en 2021.

La baguette magique anti-procrastination

Selon un article récent de Cal Newport, les outils et systèmes de productivité personnelle sont une réponse individuelle à un problème collectif. Leur popularité tient à une tentative de reprendre le contrôle dans un environnement de travail chaotique auquel notre cerveau n’est pas adapté : changements de contexte, distraction permanente, hyperconnexion…

Dans ce contexte, il est tentant de croire que l’outil ou le système parfait résoudra tous nos problèmes de productivité. Le problème, c’est que ça ne fonctionne pas tout à fait. D’une part, parce que notre champ d’action est limité par la culture et l’organisation dans laquelle on évolue. D’autre part, il faut également tenir compte d’autres facteurs, comme la motivation, la discipline ou le sens.

Le paradoxe du choix

Et pourtant, cette popularité des outils de productivité ne tarit pas et représente un marché plutôt florissant. Étant abonnée à la newsletter du site Outils numériques, il ne se passe pas une semaine sans que je voie passer des « alternatives » à tel outil ou un « nouveau concurrent » à tel autre.

Que ce soit du côté des applications de prise de notes, de gestion de tâches ou de communication, l’offre est pléthorique et illustre parfaitement le paradoxe du choix, mis en lumière par le psychologue Barry Schwartz.

Ce paradoxe postule que plus on a de choix, moins on est satisfait de l’option sélectionnée, car on est susceptible de remettre celle-ci constamment en question. On se focalise en effet davantage sur ses inconvénients et on se dit qu’au final les alternatives étaient peut-être mieux. Or, la société de consommation se caractérise par une abondance de choix et les applications tech n’y font pas exception. Cette abondance peut mener à la longue à une fatigue décisionnelle, voire à la paralysie, à savoir l’incapacité de choisir purement et simplement.

La promesse de l’outil unique

L’abondance de l’offre et la lassitude de devoir jongler entre de multiples applications a donné lieu à l’émergence d’un nouvel modèle : l’outil unique pour les gouverner tous. C’est le cas de Notion (All-in-one workspace) ou Clickup (One app to replace them all). Le premier, surtout, bénéficie d’un effet de mode très important.

Dans une ère de surconsommation et de surcharge informationnelle, le minimalisme s’impose parfois comme réflexe de survie. Et l’idée de concentrer tous ses processus de travail dans un environnement unique est tentante. Après tout, qui n’a jamais rêvé de passer d’un document à un autre en trois touches de clavier telle Garcia dans Esprits Criminels ?

Ce type d’outils offre deux promesses :

• Une personnalisation poussée à l’extrême. L’information peut se présenter sous plusieurs formats (kanban, liste, calendrier, gantt, etc.). Fini le cadre rigide des applications traditionnelles, on peut théoriquement configurer l’outil pour qu’il corresponde parfaitement à nos processus. En bref, c’est la version digitale du bullet journal.
• L’intégration d’usages qui nécessitaient auparavant des applications distinctes (calendrier, gestion de projet, wiki, documents partagés, tableur, base de données, etc.). En plus de rassembler toute l’information dans un même endroit, ils garantissent donc une interopérabilité parfaite entre ces différents usages. A contrario, la communication entre les applications traditionnelles peut s’avérer plutôt laborieuse et nécessite souvent l’intervention de services d’automatisation comme IFTTT ou Zapier.

Pourtant, ces deux avantages en font aussi leur défaut.

• L’absence de structure préétablie nécessite de tout construire de zéro. La courbe d’apprentissage et l’appropriation de l’outil sont donc plus longues et demandent beaucoup d’investissement. Le revers de la personnalisation extrême, c’est aussi qu’on est susceptible de perdre beaucoup de temps à le configurer et à l’améliorer sans cesse, voire à s’inventer des usages dont on n’a pas besoin pour en utiliser toutes les potentialités. Après quelques minutes passées à concevoir un tableau de bord pour la gestion de mon blog sur Notion, j’étais déjà tentée de créer une base de données des articles publiés (pour quoi faire ?), une vue calendrier de mon plan de publication (avec un rythme d’un article toutes les deux semaines, vraiment ?) et des modèles de checklist (alors que mon process de publication est ultra simple et connu). À partir du moment où on se met à travailler pour l’outil plutôt que l’inverse, c’est qu’il est temps de prendre un peu de recul.
• Certes, ils font tout (ou presque), mais toujours imparfaitement. Si on a une utilisation superficielle de chaque application, ça peut passer, mais pas pour une utilisation avancée. J’ai par exemple testé le tableau kanban sur Notion pour remplacer Trello que j’utilise pour la gestion de projets pro, et je me suis rapidement rendue compte que je ne pouvais pas envoyer des emails vers mon tableau, alors que c’est un élément fondamental de mon organisation.

Je ne doute pas de l’intérêt de ce genre d’outils pour des freelances ou dans le cadre de petites équipes, encore que la question de la sécurité se pose, comme on le verra plus loin. Quoi qu’il en soit, mon expérience avec Notion (je n’ai pas testé Clickup) ne s’est pas avérée concluante.

Le syndrome de l’objet brillant

La tendance à continuellement optimiser et ajuster son système de productivité peut devenir une véritable addiction. Et le fait de changer régulièrement d’application sans jamais la conserver sur le long terme peut relever de ce qu’on appelle « le syndrome de l’objet brillant ». Ce syndrome (qui n’a aucun fondement scientifique, je le précise) est utilisé dans la littérature managériale pour définir le fait d’être attiré par tout ce qui brille, par la nouveauté. C’est commencer un nouveau projet alors que le précédent n’a pas été mené à bien. C’est se précipiter sur le nouveau modèle d’iPhone alors que celui qu’on a fonctionne parfaitement. Ou en l’occurrence, décider de revoir toute son organisation parce qu’on a vu une vidéo sur « cette application révolutionnaire qui va vous changer la vie ».

Comme tout le reste, les outils de productivité n’échappent pas à l’effet de mode. On le voit très clairement dans le cas de Notion, ou de Roam Research, qui sont très mises en avant par les influenceurs du domaine. Mais je vois aussi dans ce phénomène la manifestation d’une insatisfaction très humaine.

Les besoins évoluent et il est parfois nécessaire d’adapter son système d’organisation en fonction. « L’insatisfaction est la première étape du progrès », disait Oscar Wilde. Dans un sens, elle nous pousse à évoluer et peut être positive. Mais tout changement a un coût, que ce soit en argent ou en temps. Et si ce besoin de changement est impulsif, il faudrait plutôt se demander si ce n’est pas une forme de procrastination. « Si seulement ma maison était parfaitement en ordre, je pourrais mieux me concentrer sur l’écriture. » « Si seulement j’avais un stylet électronique, je pourrais prendre de meilleures notes. » « Si seulement j’avais l’outil parfait, je pourrais travailler plus efficacement. » Et c’est parfois vrai, du moins en partie. Mais c’est aussi souvent une excuse que je me donne pour me donner l’impression de travailler alors que le vrai job, lui, n’avance pas d’un pouce.

En bref, l’outil parfait n’existe pas, le travail, c’est parfois compliqué et chaotique, et l’effet de nouveauté ne dure pas longtemps.

Il faut raison garder

Pour faire le tri dans la panoplie d’outils existants et éviter d’en changer toutes les deux semaines, j’ai tenté de définir mes besoins en fonction de plusieurs critères.

La longévité

Un bon argument pour éviter de céder à la nouveauté, c’est qu’elle donne peu de garantie sur le fonctionnement à long terme du produit. Les outils qui sont là depuis un petit moment ont en principe déjà résolu les bugs de démarrage.

La sécurité des données

C’est un point qui est peu (voire pas du tout) mis en avant dans la plupart des recommandations, et pourtant j’ai envie de le classer en haut de la liste. Je ne suis clairement pas parfaite de ce point de vue, mais c’est un paramètre que je tente de prendre de plus en plus en compte.

Il me paraît tout particulièrement essentiel dans le cas des outils couteaux suisses, qui condensent toutes nos informations dans un même endroit. Il n’est peut-être pas raisonnable de mettre tous ses œufs dans le même panier, a fortiori si on n’a aucune maîtrise sur l’hébergement des données.
Dans tous les cas, stocker des informations personnelles, du type nom et adresse de clients, dans ce type de services comme je l’ai vu dans certaines démonstrations me paraît hautement problématique. Pour rappel, le Règlement de Protection des Données européen spécifie que le responsable du traitement des données doit en assurer la sécurité.

La possibilité de travailler hors ligne

Ça paraît incroyable, mais certaines applications de notes n’offrent pas la possibilité de travailler hors ligne. Certes, on a pris l’habitude d’être en permanence connectés, mais que se passe-t-il si on est dans un train ? Ou en cas de grosse panne d’électricité ? Ou si on part en retraite dans un chalet au bord d’un fjord en Norvège sans connexion ? (oui, là je rêve…)

Les fonctionnalités

Je tente de déterminer quels sont mes besoins prioritaires, avant de voir ce que l’application est capable de faire. Ça m’évite de m’inventer des usages qui paraissent cool chez les autres, mais ne sont pas vraiment utiles. Dans mon cas, je souhaite avant tout pouvoir établir des liens facilement entre les notes et bénéficier d’un confort d’écriture pour favoriser la concentration.

Le coût

La plupart des applications que j’ai passées en revue fonctionnent sur le modèle freemium, c’est-à-dire qu’une version gratuite est disponible avec des fonctionnalités limitées. Si on veut des fonctionnalités plus avancées, on peut souscrire à un abonnement premium. Le coût de cet abonnement peut parfois être élevé à la longue, donc il vaut la peine de se demander ce qu’on est prêt à payer et/ou si on peut se contenter de la version gratuite.

Open source ou non ?

Un logiciel open source est un logiciel dont le code est public et accessible. Il peut être modifié et amélioré par la communauté d’utilisateurs. Je suis sensible intellectuellement à cet argument, mais j’avoue que je ne me dirige pas toujours vers ce type d’outils lorsque d’autres répondent mieux à mes besoins. On a tous et toutes nos contradictions, n’est-ce pas ?

L’interopérabilité

L’interopérabilité est la faculté de communiquer de manière fluide avec d’autres services. C’est moins pertinent dans le cas d’une application de prise de notes, mais ça peut être important pour un outil de gestion de projet.

La compatibilité

Des apps mobiles sont-elles disponibles ? Est-ce que les outils fonctionnent sur Windows, Mac ou Linux ?

L’esthétique

Et le confort d’utilisation. Oui, c’est vain, mais je suis allergique aux interfaces moches. Plus sérieusement, je me rends compte qu’il y a une part d’irrationnel dans le choix d’un outil, un feeling que l’on a à l’utilisation, ou pas.

Le verdict

Alors, ai-je finalement réussi à trouver l’outil qui me convenait ? (quel suspense, dites donc…)

J’ai exploré plusieurs types d’applications. Celles qui se concentrent sur la prise de notes (Roam Research, Obsidian, Bear, Evernote), celles qui sont plus axées sur l’écriture (Ulysses), et des applications plus polyvalentes (Notion, Workflowy). Et je suis très loin d’avoir fait le tour de toutes les options disponibles.

J’ai exclu d’emblée Roam Research, Ulysses et Workflowy pour leur coût trop élevé par rapport à mon utilisation. Le prix de Roam Research (15$ par mois) pour une application uniquement disponible sur navigateur web (hem) est carrément exorbitant. Je ne suis pas opposée à payer un abonnement premium pour une app que j’utilise beaucoup, mais pas à ce prix.

Comme je l’ai dit plus haut, Evernote est devenu beaucoup trop lent chez moi, la faute sans doute à toutes les recettes avec images que j’y stocke. La version gratuite limite également le nombre d’appareils sur lequel on peut l’installer. L’insertion de liens entre les notes est un peu laborieuse et le confort d’écriture n’est pas non plus optimal. Next.

J’ai enfin exclu Notion car je n’ai pas envie de passer trop de temps à configurer des utilisations dont je n’ai pas besoin. Les apps polyvalentes ont tendance aussi à générer beaucoup de changement de contexte, que je tente de plus en plus d’éviter. Par ailleurs, l’accessibilité hors ligne est limitée, d’après ce que j’ai compris. Et pour couronner le tout, j’ai un très gros doute sur la sécurité et la confidentialité des données qui y sont stockées.

Il reste donc sur ma liste Bear et Obsidian, entre lesquels j’ai toujours une grosse hésitation, et qui ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients.

Les deux applications fonctionnent avec le langage Markdown, un langage de balisage léger qui permet de mettre le texte en forme uniquement à partir du clavier.

Bear est une application de notes plutôt traditionnelle dans son apparence, mais permet une organisation des notes assez poussée via le système de tags et de liens vers d’autres notes très faciles à insérer.

Avantages

• La simplicité d’utilisation, c’est un outil que l’on s’approprie très rapidement.
• L’interface est superbe et le confort d’utilisation et d’écriture est incroyable. Il propose également des infos utiles telles que le nombre de mots et le temps de lecture (ce qui me conforte dans l’idée que j’écris décidément des articles trop longs).
• L’icône est un ours polaire (comment ça, ce n’est pas un argument valable ?).

Inconvénients

• C’est une application qui est limitée à l’écosystème Apple et la synchronisation des données se fait via iCloud.
• La synchronisation sur plusieurs appareils est payante. Le prix n’est toutefois pas excessif (environ 15 € par an).
• Par rapport à Obsidian, Bear peut connecter des notes entre elles, mais ne permet pas d’afficher les rétroliens (c’est-à-dire toutes les notes qui contiennent un lien vers la première).

Obsidian, quant à elle, est une application assez récente, qui date de 2020, et qui est encore largement en cours de développement. Elle est concurrente à Roam Research, et se fonde sur la même conception, assez populaire en ce moment, de concevoir des applications calquées sur le fonctionnement en réseau de notre pensée. Les liens entre les notes permettent de constituer un véritable réseau d’idées et de faire émerger des connections auxquelles on n’aurait pas forcément pensé de prime abord.

Avantages

• La sécurité totale des données, puisque Obsidian stocke les données directement sur le disque dur. Il est possible de les synchroniser avec le cloud de son choix.
• Les potentialités liées aux liens bidirectionnels sont fascinantes et ouvrent des perspectives incroyables en matière de développement de la pensée. Si je travaillais encore dans la recherche, je n’hésiterais pas une seconde, mais je ne suis pas sûre d’avoir la matière suffisante pour exploiter cette fonctionnalité à fond.
• Il est possible d’y brancher des plugins pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires et donc personnaliser l’application pour qu’elle corresponde davantage à nos besoins.

Inconvénients

• La prise en main est un peu plus complexe que Bear, même si elle ne me paraît pas excessivement compliquée.
• L’application est récente et en cours de développement. Il n’y a pas encore de version mobile.
• La synchronisation entre plusieurs appareils (via un cloud personnel) est payante, au prix actuel de 4 $ par mois, ce qui est plus cher que Bear.

Bref, Bear l’emporte du point de vue de l’écriture et Obsidian du point de vue de la gestion de l’information. Avant de me faire une idée définitive, je dois peut-être explorer encore un peu ce dernier. D’autant qu’à l’heure de mettre le point final à cet article, je découvre une autre alternative à Roam et Obsidian, en open source : Athens Research, actuellement en version beta.

La quête du graal est encore loin d’être terminée.

J’espère en tout cas que ma réflexion vous sera utile si vous êtes confrontés au même dilemme. Comme toujours, n’hésitez pas à me partager votre retour d’expérience via les commentaires !

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Crédit photo : James Pond sur Unsplash