Comment trier et organiser ses papiers de manière efficace

Même quand on ne souffre pas de phobie administrative, l’organisation des papiers est souvent vue comme une tâche bien rébarbative. Les documents en tout genre deviennent rapidement la source d’encombrement n°1. Résultat des courses, on finit par prendre un temps fou à retrouver ceux dont on a besoin au bon moment.

Ce scénario vous est familier ? Ça tombe bien, je vous détaille dans ce billet le système que j’utilise depuis plus d’un an pour organiser mes papiers sans effort et en un minimum de temps.

Je précise évidemment que je parle ici d’organisation administrative dans le cadre privé, pas dans le cadre professionnel. Ce serait là une toute autre question qui sort de mes compétences.

Comment j’organisais mes papiers avant

Auparavant, je rangeais mes documents administratifs dans de grands classeurs à anneaux, séparés par plusieurs intercalaires. Un système de rangement assez classique donc, qui n’est pas mauvais en soi.

Le problème, c’est que je ne parvenais pas à les ranger au fur et à mesure car cela demandait trop d’effort. Je devais retrouver le bon classeur, perforer le document et le ranger dans la bonne catégorie. C’est tout bête, mais le coup de la perforatrice était l’étape de trop. Du coup, je les laissais s’accumuler pendant plusieurs mois, avant de me décider à prendre deux heures de mon week-end pour les classer.

Jusqu’au jour où je suis tombée par hasard sur cet article du blog L’accro du budget. Je m’en suis inspirée pour mettre au point un système simplifié. Et ça m’a véritablement changé ~~la vie~~ la manière dont j’organise mes papiers au quotidien. Au final, les gens les plus organisés sont peut-être les gens les plus paresseux, qui sait ?

Mon système d’organisation des papiers aujourd’hui

Je fais désormais la distinction entre deux types de documents :

Les papiers de l’année en cours, que je conserve dans un trieur.
Les archives. Il s’agit des papiers des années antérieures, que je dois conserver, notamment pour des raisons légales, mais que je ne dois consulter que très occasionnellement.

Mon trieur (j’en ai d’ailleurs appris le nom en rédigeant cet article) est une sorte de grande pochette séparée par plusieurs onglets. J’y ai reproduit les catégories principales de classement (maison, voiture, impôts, santé, etc.). J’y ai en plus ajouté une section « à traiter » en premier lieu. Il contient également une pochette sur le devant qui permet d’y ranger les timbres, les cartes de visite à garder sous la main, etc.

Le fait d’y ranger les documents ne nécessite pas de les perforer, donc le classement est beaucoup plus simple au quotidien. Le trieur reste à portée de main pour pouvoir être retrouvé facilement une ou plusieurs fois sur la semaine. Les classeurs, en revanche, peuvent être rangés dans un endroit un peu moins accessible.

La méthode pour trier et organiser ses papiers en quatre étapes

Je résume ici ma méthode pour organiser mes papiers de manière efficace, sans y passer des heures, et tout en limitant l’encombrement.

1. Réduire à la source

C’est logique quand on y pense : moins on a de papiers, moins on passe de temps à les trier. L’objectif est donc de limiter au maximum ce qui entre dans la maison avec quelques actions simples.

Demander à recevoir les factures de manière électronique, lorsque le service est proposé.
Apposer un autocollant « STOP PUB » sur sa boîte aux lettres. Celui-ci permet d’éliminer les publicités toutes boîtes qui ne sont pas nominatives. Pour la Wallonie, on peut se le procurer dans les bureaux de poste ou par courriel en s’adressant au service public de Wallonie. Pour la France, il peut être téléchargé sur le site du Ministère de la Transition écologique et solidaire.
Se désabonner de l’édition papier des journaux qu’on ne lit pas en en faisant la demande directement à la rédaction.
Partir en guerre contre la publicité nominative, qui provient notamment des commerces où vous avez une carte de fidélité. On peut contacter les entreprises une à une, mais ça peut être long. On peut aussi s’inscrire sur la liste Robinson pour limiter le flux, via le formulaire en ligne pour la Belgique ou par courrier postal pour la France.

2. Recycler directement ce qui peut l’être

La première étape devrait permettre de sérieusement limiter la quantité de papiers qui franchissent la porte. Pourtant, il y en aura toujours quelques-uns qui passeront à travers les mailles du filet.

Si aucune action n’est nécessaire à propos de ces papiers (publicité, courrier informatif qui ne doit pas être conservé), idéalement je les dépose directement dans la corbeille à recycler.

S’il contient une information que je souhaite conserver, je vois s’il n’est pas plus simple de le scanner ou de le télécharger en format électronique. C’est le cas par exemple pour les manuels d’électroménager dont je trouve la version en ligne, que je capture ensuite dans Evernote.

Pour les papiers qui réclament une action de ma part, je les mets provisoirement de côté, en prévision de l’étape suivante.

3. Le traitement hebdomadaire des papiers

J’essaie de me réserver un créneau de temps hebdomadaire consacré à l’administratif et au budget. J’en profite pour payer les factures qui vont arriver à échéance, faire le point sur les dépenses, traiter les documents administratifs et les classer dans le trieur.

À moins d’avoir un document à traiter de façon urgente, je trouve que c’est plus efficace de tout traiter en une fois plutôt que de payer ses factures une à une par exemple. Ce traitement hebdomadaire me prend généralement de 15 à 30 minutes.

4. Le tri et l’archivage annuel des papiers

À la fin de l’année ou au début de la suivante, je prends un moment pour transférer les documents conservés dans le trieur vers mes classeurs d’archives. C’est désormais le seul moment dans l’année où je dois sortir ma perforatrice !

C’est aussi l’occasion de faire un nouveau tri :

en n’archivant que ce qui est vraiment nécessaire parmi les documents conservés.
en déterminant ce qu’on peut désormais jeter parmi les documents archivés.

Certains documents doivent être gardés à vie, mais certains peuvent en effet être jetés après un temps. C’est le cas des garanties expirées, des extraits de compte de plus de 5 ans, des anciennes factures, etc.

À titre informatif, le site de l’administration française reprend la durée de conservation minimale des documents. Pour la Belgique, je n’ai pas trouvé de document officiel, mais cet article de blog fait un point utile sur la question.

En me basant sur ces sites, j’ai pu limiter le nombre de classeurs à deux. Le premier concerne ce qu’on a en commun : la maison, l’électricité, la voiture, le compte bancaire commun, les assurances, etc. Le second reprend ce qui me concerne à titre individuel : emploi, impôts, relevés bancaires, etc. Et il reste bien sûr les papiers qui concernent mon conjoint, dont je ne m’occupe pas.

J’espère que cet article vous aura donné quelques idées pour simplifier votre gestion administrative au quotidien ! Si c’est le cas, n’hésitez pas à laisser un commentaire et à le partager autour de vous.