Productivité

Apple Notes ou l’éloge de la simplicité

Comme vous le savez peut-être (ou pas), j’ai travaillé plus d’une dizaine d’années dans la recherche scientifique. J’ai donc eu l’occasion de m’interroger à de nombreuses reprises sur les différents systèmes de gestion de l’information, qu’il s’agisse de données de recherche, d’articles scientifiques, de notes de lecture ou de notes personnelles.

Je suis passée par pas mal d’expérimentations : depuis les photocopies de textes collées sur des carnets (j’ai commencé ma thèse en 2007, pas de jugement !) à la création de bases de données avec FileMaker, en passant par des notes prises dans des fichiers Word. En matière de gestion de bibliographie, j’ai pu rapidement trouver le graal sous la forme de logiciels dédiés, d’abord EndNote, puis Zotero. Si vous êtes dans le métier et que vous ne savez pas de quoi je parle, filez vous renseigner, ça va vous changer la vie.

Bref, je suis devenue un peu experte en la matière et surtout je me suis passionnée pour le sujet. J’adorais lire des articles de blog de chercheurs décrivant la manière dont ils organisaient leur données. C’était une manière formidable de combiner planification et procrastination (procranification ?). J’ai même consacré une partie d’un projet de recherche à la question, c’est dire.

Photo : Unsplash

La prise de notes digitale

Pour en revenir à la prise de notes, j’adore écrire à la main. J’aime utiliser un beau carnet, un stylo à encre noire. L’écriture sur papier a un côté concret que n’a pas celle sur écran.

Lire aussi : Papier vs digital : mon workflow

Mais il n’y a rien à faire, lorsqu’on doit jongler avec beaucoup d’informations, le carnet montre vite ses limites. À moins d’utiliser un index de manière très rigoureuse à la manière d’un bullet journal, les notes se perdent dans la masse et c’est difficile de les retrouver par la suite.

L’autre inconvénient, c’est qu’on n’a pas forcément son carnet avec soi en permanence. Et les idées, elles ont tendance à venir n’importe quand et, j’ajouterais, surtout quand on ne s’y attend pas. Pouvoir dégainer son smartphone et créer une note en quelques secondes parce qu’on pense à quelque chose pendant la balade du chien, c’est tout de même fort appréciable. Pour le coup, le digital l’emporte haut la main.

En matière de carnet de notes digital, j’ai expérimenté pas mal de choses. J’ai été longtemps une adepte d’Evernote et je le suis toujours en partie. J’ai également travaillé un moment avec OneNote, auquel je n’ai jamais vraiment adhéré. Plus récemment, j’ai même testé Notion qui fait beaucoup parler de lui dans la communauté de la productivité (oui, ça existe).

La promesse de l’outil unique

Notion, c’est un couteau suisse digital, un outil plein de promesses. Il est censé rendre tous les autres outils obsolètes et simplifier notre flux de travail. Il sert à la fois de carnet de note, bullet journal digital, base de données, gestionnaire de projet, liste de tâches, tableau Excel, et traitement de texte. Sauf qu’après l’avoir testé plusieurs jours, je me suis sentie submergée par toutes les possibilités offertes sans vraiment savoir dans quelle direction aller. Alors qu’il devait en principe simplifier mon organisation, Notion provoquait l’effet inverse.

Et c’est un problème qui est à mon sens propre à ce genre d’outils très polyvalents et complexes. La courbe d’apprentissage est très longue, ça prend beaucoup de temps à mettre en place et on a l’impression de ne maîtriser que le quart des potentialités. On prend en plus le risque de se laisser complètement enfermer dans un système unique. Or, cette dépendance peut poser problème le jour où on doit en changer, soit parce qu’il ne convient plus à nos besoins, soit parce que le logiciel n’est plus mis à jour ou disparaît.

Ce n’est là évidemment que mon avis personnel. Si Notion représente tout ce dont vous avez toujours rêvé, alors c’est tant mieux ! De mon côté, je suis de plus en plus sceptique face aux solutions clés en main ou one-size-fits-all. J’ai constaté en effet que l’organisation était quelque chose de très personnel. Si on peut s’inspirer des systèmes d’organisation d’autres personnes, ça marche rarement de les copier de A à Z.

D’où ma réflexion du moment : les outils les plus simples ne sont-ils pas finalement les meilleurs ? C’est ce qui m’a conduite à redonner sa chance à un outil en apparence basique, mais très efficace : l’application par défaut de prise de notes d’Apple. J’explique dans cet article la manière dont je l’utilise et les quelques astuces que j’ai pu trouver pour l’optimiser. Une fois n’est pas coutume, ça parlera donc davantage aux utilisateurs d’Apple. Pardon par avance si vous travaillez sur PC.

Comment j’utilise Apple Notes

Je consigne dans Apple Notes toutes les notes relatives à mes articles de blog, posts de réseaux sociaux, mais aussi mes notes de lecture en cours, les notes relatives à ma recherche d’emploi et mes différentes listes (livres à lire, films à voir, etc).

Pour donner un exemple concret à propos du blog : je crée une note lorsque j’ai une nouvelle idée d’article et j’y consigne toutes les réflexions qui me viennent à ce sujet. Une fois que j’ai suffisamment de matière, je m’attèle à la rédaction proprement dite, toujours dans la même note. Je transfère enfin le tout dans WordPress pour la mise en forme, l’ajout d’images et de liens et la relecture finale.

Évidemment, ça marche très bien avec les articles de blog, qui sont d’un format plutôt court (encore que). Si je devais écrire un livre ou un article scientifique, je me dirigerais sans doute vers des outils plus spécifiques, comme Scrivener.

Les avantages d’Apple Notes

Depuis que j’ai commencé à utiliser Apple Notes comme un second cerveau, je constate que j’ai beaucoup plus de matière et de facilité ensuite à écrire un article ou un post. Je n’hésite plus à consigner le moindre bout d’idée qui me passe par la tête et je peux ensuite tout compiler facilement sans changer 36 fois de logiciel.

J’apprécie tout particulièrement :

  • Sa simplicité d’utilisation. On ne perd pas de temps à apprivoiser 45.000 fonctions qui n’apportent que peu de valeur ajoutée, mais pas mal de temps perdu.
  • Sa rapidité. Il n’y a pas de long temps de chargement au lancement de l’application. Je peux aussi ajouter une note en quelques secondes depuis le raccourci du centre de contrôle de mon iPhone.
  • Son interface minimaliste et les possibilités limitées de formatage. Elles me permettent de ne pas (trop) me laisser déconcentrer pendant la rédaction, surtout lorsque je mets la note en plein écran.
  • Sa parfaite synchronisation sur tous mes appareils Apple. Il est même accessible depuis iCloud via le navigateur web.
  • Sa gratuité, puisque c’est l’application par défaut. Je ne suis pas contre le fait de payer pour une application utile et bien conçue. Mais avec le modèle d’abonnement qui s’est généralisé pour tous les logiciels contre l’achat unique, ça peut vite peser à la fin du mois.

Apple Notes vs. Evernote

J’utilise toujours Evernote pour conserver des contenus sur le long terme, comme mes recettes par exemple. Si on prend l’équivalent analogue, on pourrait dire que j’utilise Apple Notes comme un carnet de notes temporaire et Evernote comme un classeur pour y ranger des coupures de presse ou des notes personnelles que je souhaite garder comme référence.

En revanche, j’aime moins Evernote pour prendre des notes rapidement ou pour rédiger des textes parce que :

  • La version gratuite ne se synchronise désormais que sur deux plateformes. J’ai donc dû le supprimer de mon iPad et pourtant c’est principalement l’outil que j’aurais tendance à emporter en déplacement.
  • Il est assez lent au démarrage : le temps entre le lancement de l’application et le moment où je peux me mettre à écrire est trop long.
  • J’aime moins le formatage par défaut, mais c’est sans doute très personnel.

Les fonctionnalités intéressantes d’Apple Notes

Je conclus en partageant quelques astuces intéressantes pour optimiser l’outil au maximum. Ça me permet aussi de montrer qu’il ne lui manque vraiment rien pour la prise de notes.

Organiser les notes et les dossiers

Du point de vue de l’organisation des notes, les possibilités sont limitées, mais il y a tout de même quelques astuces.

  • Il est possible de créer des dossiers et sous-dossiers pour organiser ses notes. De même que pour l’organisation des emails, j’ai l’habitude de ne pas créer des arborescences trop complexes. Je limite donc à deux niveaux maximum. La barre de recherche permet de toute manière de tout retrouver très facilement.
  • Pour les dossiers, le tri se fait par ordre alphabétique, mais il est possible de contourner l’ordre en utilisant des chiffres, des symboles et même des emojis pour obtenir l’ordre souhaité.
  • Pour les notes, on peut configurer un tri par date de création, date de modification ou par titre (via le menu Préférences). Mais il est possible aussi d’épingler certaines notes pour qu’elles restent en haut. J’utilise cette fonctionnalité bien pratique pour les notes de référence ou pour les articles en cours de rédaction.

Inclure une liste des tâches dans une note

Le bouton de liste de pointage permet d’ajouter des cases à cocher. C’est pratique pour se constituer des listes, mais aussi pour ajouter quelques tâches à réaliser dans une note.

Insérer un lien dans une note

S’il y a une fonctionnalité que j’adore dans Evernote, c’est le Web Clipper. Il s’agit d’une extension pour navigateur web qui permet de capturer n’importe quelle page pour en faire une note.

Même si Apple Notes ne permet pas de faire une capture de la page proprement dite, il est tout de même possible d’intégrer rapidement un lien dans une note via le menu « Fichier > Partage » du navigateur.

Inclure des images ou des liens vers un fichier

On peut ajouter dans une note des liens via toutes sortes de fichiers. Il suffit d’aller dans le menu « Édition > Joindre un fichier ». On peut aussi partager le fichier vers une note à partir du Finder via le menu du clic droit, ou bien faire un cliquer-glisser du fichier vers la note.

Ajouter un rappel

Une autre fonction d’Evernote qui peut s’avérer utile est la possibilité d’ajouter un rappel à une note.

Elle n’est pas présente de manière native sur Apple Notes, mais il est possible d’envoyer une note vers l’application Rappels. On clique sur le bouton de partage de la note et on sélectionne Rappels. On peut alors configurer la date et l’heure du rappel sans quitter l’application.

À noter qu’il est également possible via le même procédé d’envoyer une note vers une application de gestion des tâches (Todoist dans mon cas) pour le même résultat.

Partager une note

Cette fonction est utile lorsqu’on travaille en collaboration. Le partage de note avec d’autres personnes se configure via le bouton « ajouter des personnes à cette note » en haut à droite. La note peut ainsi être modifiée par plusieurs personnes.

J’ajoute qu’une note peut également être envoyée par email via le bouton de partage (aussi utilisé pour les rappels). Le contenu de la note devient alors le texte d’un nouvel email. Cette fonction peut s’avérer pratique pour rédiger le brouillon de l’email en dehors du logiciel proprement dit, par exemple si on ne veut pas être distrait par les courriels entrants.

Créer une note rapidement depuis iOS

Comme je le disais plus haut, il est possible d’ajouter une note rapidement depuis le centre de contrôle de l’iPhone. Pour ce faire, il faut aller dans les « Réglages > Centre de contrôle > Personnaliser les commandes » et ajouter « Notes » dans les commandes inclues.

Les versions récentes d’iOS proposent davantage de fonctionnalités, notamment la prise de note manuscrite avec le stylet. Mon matériel n’est pas suffisamment récent pour pouvoir les tester, donc je m’en tiens là pour l’instant.

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J’espère que cet article vous aura donné quelques idées pour optimiser l’utilisation d’Apple Notes ! Si c’est le cas, n’hésitez pas à l’épingler sur Pinterest ou le partager sur vos réseaux.

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